Guía VeriFactu

Guía VeriFactu: qué es el registro de facturación encadenado

Si tienes un comercio, seguro que has oído hablar de «VeriFactu». Aquí usamos su nombre técnico exacto —registro de facturación con huella y cadena— porque «VeriFactu» designa en el reglamento una de sus dos modalidades concretas, y preferimos ser precisos sobre lo que hace tu sistema hoy.

Qué es

¿Qué es un sistema de facturación con registro encadenado?

Un sistema de facturación con registro encadenado anota cada venta enlazada a la anterior mediante una huella propia, de modo que ningún registro puede alterarse ni desaparecer sin dejar rastro: tocar una venta antigua rompe la coincidencia de todas las huellas que vinieron después de ella.

Antes de esta exigencia, un programa de caja podía borrar o modificar una venta ya cobrada sin dejar ningún rastro visible, lo que abría la puerta a ocultar ingresos o llevar una contabilidad paralela. Un sistema con registro encadenado cierra esa puerta por diseño: cada ticket, cada anulación y cada devolución quedan anotados uno detrás de otro en la misma cadena, y cada caja o terminal mantiene la suya propia, independiente de las demás.

La normativa

¿Qué introduce el RD 1007/2023 para los sistemas de facturación?

El RD 1007/2023 fija los requisitos técnicos que deben cumplir los programas de facturación: generar cada registro de forma correlativa y encadenada con el anterior, impedir que se altere o elimine una vez creado, y mantenerlo legible, trazable y conservado mientras haga falta consultarlo.

La norma desarrolla una obligación pensada para acabar con los programas capaces de ocultar ventas o de sostener dos contabilidades distintas para un mismo negocio: en vez de confiar en que nadie los use así, exige que el propio sistema informático garantice esa integridad por diseño, desde el instante en que se emite cada registro. Es la norma que mucha gente resume con el nombre «VeriFactu». Cómo afecta exactamente a tu comercio concreto es algo que conviene repasar con tu asesoría fiscal.

Huella y cadena

¿Qué son la huella y la cadena de un registro de facturación?

La huella se calcula a partir del contenido de un registro, como una venta o una anulación. Cada registro nuevo incorpora además la huella del anterior; si cambia el contenido de uno antiguo, el hash recalculado deja de coincidir con la cadena almacenada.

Esa huella se calcula con una fórmula matemática que combina los datos del propio registro con la huella del registro anterior, y produce un resultado completamente distinto ante el más mínimo cambio en cualquiera de los dos. Cada caja o terminal conserva su propia cadena completa, con su propia serie de registros: comprobar que una cadena está intacta equivale a comprobar que ninguna venta de esa caja se ha tocado después de emitida.

El QR del ticket

¿Para qué sirve el código QR que aparece en el ticket?

El QR impreso en el ticket facilita consultar sus datos identificativos con un lector compatible. La validación de la numeración, la huella y la continuidad de la cadena se realiza por separado cuando la caja sincroniza con el servidor.

Cuando el ticket incluye su QR, un lector compatible puede interpretar los datos que contiene. Esa lectura no sustituye la validación de la cadena fiscal; para conservarla legible conviene revisar periódicamente el estado del cabezal de la impresora térmica.

Elegir TPV

¿En qué debe fijarse un comercio al elegir TPV?

Antes de elegir TPV conviene comprobar que el sistema genere un registro encadenado con huella propia, que imprima el código QR en cada ticket, que cada caja mantenga su propia serie, y que el proveedor explique con claridad cómo funciona esa cadena por dentro.

Pide siempre al proveedor una explicación clara de cómo genera la huella y encadena los registros, y comprueba que puedas recuperar tu historial completo si algún día cambias de sistema. Ninguna herramienta puede decidir por sí sola si tu negocio concreto está en regla: ese es un análisis que corresponde a tu asesoría fiscal, con los datos reales de tu comercio.

Preguntas frecuentes

¿Qué preguntan los comercios sobre el registro de facturación?

¿Qué es exactamente un registro de facturación?

Es la anotación que un sistema informático hace de cada venta, anulación o devolución, con sus datos esenciales (importe, fecha, referencia) y una huella propia que la enlaza con el registro anterior. Ese enlace, repetido operación tras operación, forma la cadena completa de un comercio.

¿Qué pasa si alguien intenta modificar una venta ya registrada?

La huella de ese registro deja de coincidir con la que se calculó en su momento, y esa discrepancia se traslada a todos los registros posteriores de la cadena. La cadena no impide físicamente tocar una base de datos, pero sí hace evidente cualquier alteración posterior.

¿Necesita conexión a internet el registro encadenado para funcionar?

No. Calcular una huella y encadenarla con la anterior es una operación local, que no depende de ningún servidor remoto. Un sistema puede seguir generando registros válidos y encadenados aunque el comercio se quede sin conexión a internet en ese momento.

¿Es lo mismo un registro encadenado que una copia de seguridad?

No. Una copia de seguridad guarda una fotografía de los datos por si se pierden, pero no impide que alguien modifique el original antes de copiarla. El registro encadenado, en cambio, hace evidente cualquier alteración posterior gracias al enlace entre huellas.

¿Debe cada caja de un comercio llevar su propia serie de registros?

Es habitual, y así funciona en la práctica: cada caja o terminal mantiene su propia serie de registros, encadenados entre sí. Si un comercio tiene varias cajas, cada una conserva su propia cadena completa, y revisar una no exige revisar las demás.

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